Стильные, умные и талантливые. Команда Black Side – это 5 опытных организаторов, готовых решить самые сложные вопросы, возникающие на мероприятиях любого формата. И делают они это так, что клиент даже не успевает об этих вопросах узнать. И не узнает. Потому что всё, что ему остается – наслаждаться происходящим. Мы решили узнать, как этим хрупким девушкам удаётся ставить перед собой высокую планку и достигать её на каждом мероприятии, познакомившись с основателем службы Black Side – Марией Михайловой.
Маш, расскажи, какой философии и концепции сегодня придерживается твоя команда?
Философия Black Side – быть мощным тылом нашего заказчика. Мы – отражение его долгой и кропотливой работы, и без ложной скромности – достаточно симпатичное. Концепция Black Side – грамотно и оперативно решать любые вопросы, возникающие в рамках мероприятия, будучи его самыми исполнительными бизнес-ассистентами. Латте на кокосовом молоке и заменитель сахара ровно в 7:30 на стол? Не проблема.
Как тебе пришла идея создать такой проект?
Изучая свадебный рынок России, я узнала о проблеме организаторов, которым приходится часто менять координаторов из-за их некомпетентности. Острым был вопрос и о содержании штата сотрудников вне сезона. Это и стало решающим поводом создать собственную службу координаторов.
Много человек сейчас насчитывает штат?
Сегодня на аутсорсинге с нами работает около 80 человек по всей России. Это девушки, которые всегда готовы и мечтают работать под нашим брендом. Основная команда Black Side состоит из 5 профессиональных организаторов, у которых есть и вкус, и опыт. За их плечами огромные и очень сложные проекты. Каждая из них обучалась в моей школе. После длительного сотрудничества я приняла решение отобрать лучших учениц. Они умеют работать в команде и владеют важным навыком – работа в подчинении и наоборот, руководство своим начальством. Да, мы часто меняемся ролями руководитель-сотрудник (смеётся). Это золотой состав Black Side: в день мероприятия они руководят всем коллективом координаторов. Кроме того, эти девушки постоянно проходят тренинги на тему сервиса, качества обслуживания, работы с возражениями и конфликтами.
Чему ты обучаешь своих учениц?
Мои ученицы знают все нюансы мероприятий. Они умеют красиво подавать букет, микрофон, выносить статуэтку на сцену и даже тушить пожар на кухне (смеётся). Открывая собственную школу для координаторов, я взяла за цель грамотно передать весь свой опыт девушкам, которые придут учиться в неё. Для меня важно работать с профессионалами, поэтому в обучении мы проходим все этапы работы профессионального координатора, который с легкостью решает любые вопросы.
В Black Side работают только девушки? Почему так?
Ответ прост – мужчины не спешат в эту профессию, что меня довольно таки расстраивает. Однажды у нас был опыт работы с координаторами-мужчинами. Это очень привлекательно выглядит для посетителей масштабных мероприятий и гостей частных торжеств.
Мы хорошо запомнили как стильно выглядела вся твоя команда в течении трех дней Конференции «Бизнес и Творчество». Вы заранее продумываете детали своего внешнего вида? Кто работает над образами?
Образы всех девушек Black Side разрабатываю я лично. Всему виной активная жизненная позиция и насмотренность (смеется). Я слежу за трендами и знаю, что будет популярно в следующем сезоне, внедряя это во внешний вид службы. Большая часть униформы шьётся по моим эскизам, а аксессуары мы заказываем у российских дизайнеров. Перед выходом на площадку каждая девушка получает техническое задание с обязанностями и описанием своего внешнего вида. Окончательный вид униформы утверждает наш персональный стилист, с которым мы сотрудничаем на постоянной основе.
Если говорить откровенно, координация мероприятия – насколько это сложно?
Это очень сложно, если приступать к своим обязанностям в день мероприятия, не имея технического задания. Мы начинаем работу над проектом минимум за две недели. Для этого у нас есть специалист по документообороту, который знает какие вопросы нужно задать клиенту, чтобы сотрудничество прошло идеально.
От каких проблем и трудностей вы освобождаете клиента?
Мы составляем подробный тайминг, по которому будем работать именно с этим клиентом. Мы стараемся сделать так, чтобы организатор события был полностью свободен. Всё, что ему остается – принимать щедрые комплименты о высоком уровне организации. Важно, чтобы и ведущие мероприятия могли спокойно общаться с аудиторией и не отвлекаться на мелочи, а пары – наслаждаться своим семейным событием.
Сотрудничаете ли вы со свадебными агентствами и организаторами? Или невеста может обратиться к вам напрямую?
Наш штат в Москве будет располагать таким количеством координаторов, что хватит на всех (смеётся). Если невеста решила, что будет самостоятельно заниматься подготовкой своей свадьбы, то мы возьмем на себя все мелкие поручения. Мы работаем и со свадебными агентствами, и с ведущими, и с парами, освобождая их от черновой работы.
Получается, вы не только координируете, но и организовываете свадьбы? А как происходит ваша коммуникация с парой, когда они обращаются к вам?
Мы тщательно подходим к организации, поэтому у нас много вопросов к паре. Первая встреча – всегда легкая. Важно узнать, о какой свадьбе мечтают влюбленные. У всех разные представления и мы стараемся не навязывать своих идей. Узнать всё о молодоженах на первой встрече – практически нереально, поэтому мы просим их заполнить анкеты, которые помогут нам понять какой может быть свадьба: классической, более романтичной или с акцентом на яркую вечеринку. Прежде, чем мы начнем совместную работу с декоратором, у нас есть небольшой сюрприз для пары.
Маш, открой секрет – какой он?
Мы просим их сделать ужин с вином и выполнить несложное, но увлекательное задание. Когда пары его выполняют, мы видим результат и понимаем в каком ключе можем двигаться, и какое оформление свадьбы предложить. Затем мы составляем индивидуальный список рекомендаций. Следовать ему или нет – решать только паре.
Всей командой Black Side вы устраиваете еще и вечеринки для молодоженов, как в прошлом году в рамках WEDBAZAAR. Расскажи, в чем уникальность этого события?
В своё время я поняла одну важную вещь: пары, которые готовятся к свадьбе и ищут ведущего или артиста, – никогда не видели этих людей в работе. И возможности сделать это до свадьбы – у них нет. Я решила закрыть эту «боль» клиента, начав работу над организацией WEDBAZAAR. Перед нами стояла задача провести действительно классную вечеринку. Мы хотели познакомить молодоженов со свадебными профессионалами в легком и атмосферном формате, и сделать это так, чтобы они могли уверенно заключить договор о сотрудничестве всего за три часа. В компании жениха, мамы или подруги, невесты знакомились с ведущими, артистами, декораторами, флористами, видеографами и фотографами, которые делали для них еще и стильные снимки в Instagram. Мы предложили невестам оценить кухню площадки, на которой проводили это мероприятие. В формате дружеской тусовки мы дали возможность всем парам выбрать себе подрядчиков, а специалистам – выбрать клиентов.
Со всех сторон одни плюсы. А можешь ли ты вспомнить один из самых сложных моментов на мероприятии, координация которого была доверена вам?
Недавно мы работали на мероприятии, где подача блюд была индивидуальной для каждого гостя. Официанты принимали заказы в зале и приносили их на кухню. На вынос блюд гостям у нас было строго 15 минут. Я была в руководстве вместе с банкетным менеджером и первая подача была самой сложной. Необходимо было быстро разложить меню по столикам, отметить выбранные блюда на экране с нарисованными столами и подать гостю именно то, что он заказывал. Мы все успели.
Как вы поняли чьё именно это меню и за каким столом оно находилось?
Это был мой небольшой лайфхак. Мы специально заранее сделали отметку на каждом меню, где были указаны место и стол. Так мы понимали номер гостя, сидящего в зале. При подаче блюд мы ни разу не ошиблись. Видели бы вы удивленные глаза гостей, когда им выносили именно то блюдо, которое они заказали.
Маш, это впечатляет! Уверены, что это не единственное, что было в вашем опыте.
Однажды мои координаторы выучили всех гостей в лицо и встречали их без каких-либо планшетов. Они сразу провожали гостя за стол к рассадочной карте с его именем. Это был вау-эффект.
Сколько людей были приглашены в этот вечер?
В тот день на мероприятии присутствовали 150 гостей. Максимальное количество, с которым мы работали – 1500 гостей. Мы всегда ставим для себя высокую планку, выполнить которую под силу только нам.
Маша, поделись советом: что будет, если в день свадьбы невеста решит обойтись без службы координации?
Важно понимать, что служба координации – это не пафосные лица красивых девушек на входе. Это тыл и личный помощник в организации торжества. Мы берём на себя все вопросы: плейлист в свадебном автомобиле, отпаривание свадебного платья и его доставка в отель, подготовка вещей для второго дня, и развоз гостей домой после мероприятия. Это только несколько поручений из тысячи возможных. Когда невеста обращается к нам, она освобождает себя, своих подруг и близких родственников от любых забот. Только так можно насладиться чувствами и эмоциями в очень важный день, не переживая куда поставить музыкальную колонку, чтобы она не была прямо над головой любимой бабушки.
