Организация @soulmates_agency @nabokajuli @o.karmatskaya @sukontseva
Фотографы @alex_shevtsov @karinanikitina_photo
В какой-то момент подготовки у невесты может возникнуть вполне резонный вопрос: а кто, собственно, организует мою свадьбу? Сначала она знакомится с организатором, затем в чат приходит менеджер, ближе к событию появляется координатор, а концепцию предлагают обсуждать с арт-директором. Количество новых имен растет, и разобраться, кто из этих людей за что отвечает, становится все сложнее.
Юлия Набока работает в свадебной индустрии семь лет: начинала координатором, а сегодня в качестве продюсера сотрудничает с российскими и зарубежными агентствами и участвует в масштабных международных проектах. Поговорили с Юлией о том, как на самом деле устроена ивент-команда, зачем одному проекту столько специалистов и почему иногда над мероприятием для 30 гостей работают 80 человек.
Со стороны кажется, что организатор, менеджер и координатор занимаются примерно одним и тем же — собирают свадьбу и следят, чтобы все шло по плану. Почему на самом деле это три разные профессии?
Организатор — специалист или, чаще, агентство, которое создает мероприятие под ключ. Пара приходит с запросом, пожеланиями и бюджетом, а агентство собирает проект с нуля. Менеджер и координатор — звенья внутри команды организатора. Они могут постоянно работать в конкретном агентстве или привлекаться под отдельный проект. Менеджер руководит подготовкой и реализацией мероприятия, контролируя все его составляющие. Иногда организатор берет эту функцию на себя, но в крупных агентствах, как правило, есть отдельная команда менеджеров. Кроме того, специалист может отвечать за конкретный блок — например, работать с артистами или курировать банкет, если в этой части проекта особенно много деталей и согласований. Координатор подключается непосредственно к реализации и отвечает за определенную зону в день свадьбы.
Организация @marie.wedding.studio & @nabokajulii
Фотограф @vereschagin_wedding
Может ли один человек совмещать несколько функций?
Безусловно. Эти профессии во многом идут по нарастающей, и, на мой взгляд, невозможно стать сильным организатором, не имея опыта координатора. Руководители топовых агентств тоже когда-то бегали по площадке с рациями и решали миллион возникающих задач — а некоторые продолжают делать это до сих пор. Выражение «человек — швейцарский нож» как будто придумано именно про организаторов мероприятий. При этом внутри конкретного проекта важно четко понимать свою роль и не создавать лишней суеты. Если ты отвечаешь за координацию банкетной службы, вмешиваться в организацию утра невесты нет необходимости.
От чего зависит состав команды мероприятия?
От общего масштаба проекта и количества зон ответственности. Чем сложнее площадка, тем больше возникает задач, связанных с подготовкой, монтажом и демонтажом, работой декораторов и технических подрядчиков. При большом количестве гостей особого внимания требуют сервис и банкетная часть. Кавер-группы, актеры, танцовщики, музыканты и звездные артисты тоже увеличивают объем работы. Если в проекте предусмотрены сценография и режиссерские постановки, для них собирается отдельная команда. При этом количество гостей само по себе ни о чем не говорит. Я участвовала в мероприятии, где для 30 гостей на площадке работала команда из 80 человек. Уверена, что это далеко не рекорд и у моих коллег найдется немало подобных историй.
Команда из 80 человек для 30 гостей — почему для такого камерного события понадобилось столько профессионалов?
Это была пятая годовщина пары, свадьбу которой агентство организовывало в свое время. Вся поездка заняла пять дней, а само празднование — три. Многие гости прилетели с детьми, поэтому помимо основной программы нам нужно было отдельно продумать логистику, размещение и развлечения как для взрослых, так и маленьких участников.
Сначала мы выбрали Турцию. После инспекции и предварительных согласований первый отель неожиданно перестал выходить на связь. Мы нашли другую площадку, снова прилетели, согласовали детали и уже готовились подписывать договор, когда за месяц до события пара попросила перенести его в Черногорию. Из-за смены страны пришлось практически полностью пересобрать состав подрядчиков: не все специалисты успевали добраться до новой локации и вернуться на следующие мероприятия. Мы заменили ведущего, фотографов, диджея и технического директора, а для работы с размещением и трансферами привлекли туроператоров.
Отдельные менеджеры отвечали за гостей, подрядчиков и артистов. В день самого праздника на площадке работала техническая и монтажная команда, декораторы, организаторы, менеджеры, координаторы, фотографы, видеографы, бармены, аниматоры, артисты, сотрудники отеля и экскурсоводы. Так на 30 гостей и набралось около 80 специалистов.
Организация @marie.wedding.studio & @nabokajuli
Фотограф @vereschagin_wedding
Перенести событие в другую страну за месяц и практически заново собрать команду без сильной организационной базы вряд ли возможно. А в чем еще для вас проявляется опыт хорошего организатора?
Для меня хороший организатор проявляется в двух вещах: он умеет задавать правильные вопросы во время подготовки и с холодной головой решать форс-мажоры на площадке. Непредвиденные ситуации случаются всегда, и это нормально. Но опытный организатор заранее замечает узкие места, видит возможные несостыковки и старается найти решение еще до того, как они превратятся в проблему. Получается, мы сами собираем проект, сами ищем в нем спорные моменты и сами же их разрешаем.
В какой момент к проекту подключается менеджер?
Практически сразу: как только пара подтверждает сотрудничество с агентством, а у организатора появляются их пожелания и понимание бюджета. Менеджеру важно с самого начала вести коммуникацию и присутствовать на всех этапах — от первых обсуждений до реализации проекта.
А за что в день свадьбы отвечает координатор?
Его основная задача — проконтролировать выполнение договоренностей с подрядчиками и решить все возникающие вопросы. Если координатор работает внутри агентства, организатор передает ему конкретный блок, тайминг и контакты специалистов. После этого он изучает всю информацию и отвечает за свою зону на площадке.
С парами, которые готовят свадьбу самостоятельно, все немного сложнее. Иногда люди приходят со словами: «У нас уже все готово, осталось только провести день», — и я сразу понимаю, что впереди у нас долгая консультация. Выбрать площадку и подрядчиков — только первый этап. После этого всех нужно связать между собой, проверить схемы, оборудование, логистику и тайминги.
Однажды пара обратилась ко мне за неделю до свадьбы в двухэтажном особняке. Банкет планировался на втором этаже, welcome — на первом, а церемония — на улице. При этом техническая команда предусмотрела только один комплект звукового оборудования, который должен был стоять в банкетном зале. Welcome и церемония фактически оставались без звука. Пара также была уверена, что декоратор передаст площадке схему расстановки, а декоратор думал, что это сделает пара. Когда документ наконец дошел до адресата, выяснилось, что выбранные столы не помещаются в зале и рассадку придется пересматривать. За оставшуюся неделю мы добавили необходимое оборудование и скорректировали планировку, поэтому свадьба прошла отлично. Но если бы все это обнаружилось утром в день мероприятия, техникам пришлось бы переносить звук между этажами на глазах у гостей, а команде — срочно перестраивать зал. И совершенно нормально, что жених и невеста могут не знать о таких деталях: они организуют свадьбу впервые, а мы сталкиваемся с подобными задачами десятки раз в год.
Организация @marie.wedding.studio & @nabokajuli
Фотограф @romanova_photography
С кем из всех этих специалистов приходится общаться невесте во время подготовки?
Все зависит от самой невесты и от того, насколько активно она хочет участвовать в каждом этапе. Но чаще всего она взаимодействует с организатором или менеджером по основным вопросам подготовки и согласованиям, вместе с женихом обсуждает с ведущим наполнение вечера, иногда подключается к разговору с декоратором, а со стилистом работает над образом.
Чем больше команда, тем сложнее не потеряться в переписках. Самое очевидное решение — собрать всех в одном общем чате. Но надо ли так делать?
Я категорически против такого подхода. Подготовка делится на отдельные блоки: декор, техническая часть, артисты и сценарий, банкет, фото- и видеоконтент. У каждого специалиста свой бриф и свой тайминг, поэтому собирать всех в одной переписке нет смысла. Гораздо удобнее создать общий файл о мероприятии, разделить информацию по блокам и открыть каждому доступ к тем данным, которые нужны именно ему. Фотографу, например, совершенно неважно знать, что будет на горячее — креветки в соусе или жюльен.
Кто принимает финальные решения внутри команды?
Главные решения всегда остаются за организатором. Если вопрос не касается клиента и не может существенно повлиять на результат, его может решить менеджер. Но здесь многое зависит от того, как устроена работа конкретной команды и о чем специалисты договорились заранее.
Вернемся к форс-мажорам. Даже при самой тщательной подготовке наверняка случалось что-то, чего невозможно было предусмотреть. Какой случай вспоминается вам первым?
Во время одной камерной свадьбы в Крыму, которая проходила во дворце под открытым небом, во всем поселке внезапно отключили электричество. Мы побежали искать генератор — и выяснили, что даже в хорошем отеле его может не оказаться под рукой.
Ведущий в это время отвлекал гостей, мы зажгли свечи и обыграли все так, будто эта пауза была задумана. Параллельно организаторы вместе с технической командой тянули по площадке удлинители и пытались вернуть свет. Гости ничего не заметили, хотя за кулисами в этот момент бегали буквально все.
Координатор @nabokajuli
Фотограф @sozonova.ru
Когда в команде много людей, всегда есть риск, что какая-то задача окажется ничьей. Что в распределении обязанностей должно насторожить?
Если команда собрана грамотно, а задачи четко распределены, откровенных красных флагов быть не должно. Сложности начинаются, когда возникает вопрос, который формально не относится ни к одной зоне ответственности, и все ждут, что его решит кто-то другой.
На одной свадьбе под открытым небом на «Роза Хутор» накануне и утром шел очень сильный дождь. К обеду он закончился, но на площадке скопилась вода: оказалось, что забиты водостоки. Техническая команда не могла начинать работу с электричеством, а ждать сотрудников площадки времени уже не было. В итоге мы с координаторами надели резиновые сапоги и сами пошли расчищать водостоки. Через несколько часов площадка была готова к церемонии.
Для меня это и есть нормальная работа команды. Иногда нет смысла долго выяснять, кому принадлежит задача: если ты видишь проблему и можешь ее решить, просто берешь и делаешь. Это не значит, что координатор должен выполнять работу всех остальных. Но стоять рядом с разбитым бокалом и ждать уборщицу, пока вокруг бегают дети, тоже довольно странно.
С организатором, менеджером и координатором разобрались. Но в свадебных проектах все чаще появляется еще и арт-директор. За что он отвечает и где проходит граница между его работой и работой организатора?
Организатор отвечает прежде всего за процессы. Если паре нужен декор, он соберет вводные, подготовит техническое задание и найдет подходящих специалистов. Если планируется выступление артиста, организатор свяжется с его директором и согласует все условия. Если нужны качественный свет и звук, привлечет техническую команду. Когда же пара хочет придумать необычную концепцию и пронести одну идею через все мероприятие, к проекту может подключиться арт-директор. Задача организатора — создать проект, который будет работать во всех зонах. Задача арт-директора — наполнить его смыслом.
Российский свадебный рынок славится сильными организаторами. Умение придумывать идеи, работать со сценарием и собирать красивые презентации когда-то было преимуществом отдельных агентств, а постепенно стало восприниматься как базовый минимум. Но качественно закрывать все эти задачи в одиночку могут единицы. Если пара хочет сложное шоу, им нужны режиссер и сценарист. Каким бы талантливым ни был организатор, он не сможет выдать профессиональный результат без специальных навыков. Именно поэтому команды становятся больше: менеджеры берут на себя процессы, а руководители агентств могут глубже погружаться в творческую часть проекта и привлекать для нее отдельных специалистов.
Пара вряд ли может заранее проверить, насколько хорошо внутри агентства выстроены все эти процессы, — здесь работают рекомендации и репутация в индустрии в целом. На что тогда ориентироваться при выборе?
В первую очередь — на людей, которые стоят за его работой. Чем они интересуются, какой у них вкус, как они общаются и совпадаете ли вы с ними на уровне общечеловеческих ценностей. Именно это во многом определяет, насколько спокойным, комфортным и успешным окажется ваше сотрудничество.
Организация @nabokajuli
Фотограф @kupovaka
