Свадьбы, которые организуют агентства, конечно же, получаются гораздо более продуманными и четко спланированными, чем мероприятия, самостоятельно сделанные парой. Но даже ложка дегтя может испортить бочку меда. Какие же ошибки все еще допускают некоторые организаторы и как остальным не наступить на эти грабли? Профессионалы TOP15MOSCOW делятся своим опытом в этом вопросе и приводят примеры с реальных свадеб.
Ошибка первая. Чрезмерная лояльность
Есть такой постулат: «Клиент всегда прав». Но так ли это? На самом деле это утверждение верно лишь наполовину. В некоторых требованиях или в защите своих интересов – клиент чаще всего все же прав. В этом случае любой профессионал, сохраняя свою репутацию, всегда идет ему навстречу. Но может ли быть прав человек в той области, в которой некомпетентен?
Ведущий Дмитрий Бабаев:
«Для меня не всегда понятен момент, когда организаторы во всем идут на поводу у своего клиента. Чаще всего именно в такие моменты и совершаются самые грубые ошибки. Зачастую клиент не понимает нюансов организации, ведь он не профессионал, а задача организаторов – объяснить ему все “за” и “против”. Однажды организатор, ссылаясь на “так хочет невеста”, предложил мне давать слово гостям, которые после тоста дарили бы молодоженам свои подарки. И так в течение всего свадебного дня. Это похоже на вручение подарков для староверов. Тем более на этой свадьбе присутствовало 120 человек, а, как известно, чем больше тостов и поздравлений от гостей, тем меньше динамика праздника, и вскоре всем становится скучно. Учитывая то, что организатор предпочел познакомить меня с невестой в день свадьбы и поставил перед фактом, мне, как ведущему, было сложно проявить и показать себя с положительной стороны, что, безусловно, влияет на мой имидж».
Ошибка вторая. Несобранность
Организатор должен уметь грамотно планировать не только свадебный день, но и все этапы подготовки к нему. Такая уж у него работа. Не только свадебный механизм должен работать как часы, но и досвадебный тоже. Когда организатор собран, то и каждый человек, задействованный в свадьбе, чувствует твердую почву под ногами.
Ведущий Антон Абучкаев:
«Работа всех служб, подрядчиков и исполнителей является первой важнейшей составляющей фундамента свадьбы. Не нужно приглашать ведущего на репетицию чего-либо перед праздником и заставлять приехать за три или четыре часа до начала, если репетиция не начнётся вовремя. Ведь так бывает: ведущий соглашается приехать на прогон сильно заранее, а приехав, видит, что ещё два часа будет идти саунд-чек группы и потом ещё час – настройка вай-фая для телемоста. В итоге: репетиция длится 10 минут, ведущий на площадке с самого утра бездельничает и перегорает. А то, что должно быть отрепетировано, остаётся сыро и в итоге провально! Четкое планирование – вот первый залог успеха!»
Ошибка третья. Отсутствие налаженных коммуникаций
Организатор – это мостик, связующее звено между парой, подрядчиками и даже гостями. И именно организатор должен налажививать коммуникации между всеми этими группами людей. Кроме того, это тот человек, который главным образом создает атмосферу на площадке, задавая тон взаимодействия внутри коллектива.
Фотограф Дмитрий Марков:
«Взаимопонимание организатора и подрядчиков безумно важно, поэтому для меня не всегда понятно, как организатор может позволить себе грубо общаться с фотографом или ведущим. Я считаю, что сплоченность всей команды – это, пожалуй, самое главное на любой свадьбе. То, что сделает ее особенной. Однажды был случай, когда я вышел на несколько минут из банкетного зала, а в это время ведущий в двух словах объявил о первом танце молодоженов. Об этом я узнал уже только во время танца. Таких вещей не должно быть на свадьбе. Подрядчики не должны работать отдельно друг от друга. Это грубая ошибка из-за отсутствия личной коммуникации, которой свадебные организаторы не уделили никакого внимания».
Фотограф Наталья Легенда:
«Жених и невеста любят готовить друг другу подарки и сюрпризы в день свадьбы. Это могут быть песня или танец. Организаторы всегда знают о таких желаниях молодоженов, но иногда не предупреждают об этом фотографа или видеографа заранее. Для меня это одна из грубейших ошибок».
Фотограф Катя Мухина:
«Я считаю, что агентства должны проводить небольшую беседу с подружками и друзьями молодоженов перед свадьбой. Это касается их поведения во время церемонии. Особенно важно провести репетицию: как стоит выйти друзьям молодоженам, куда смотреть и какие эмоции должны быть на их лицах в этот момент. Это действительно необходимо, ведь иногда лица подружек и друзей, стоящих рядом с парой, вовсе не радостные. Возможно, они и счастливы за молодоженов, но никоим образом этого не показывают. В таких случаях на фото и видео получается много брака: ребята нефотогеничны в кадре. На мой взгляд, организаторам стоит обсуждать с ними такие моменты заранее и концентрировать их внимание на этом. Необходимо понимать, что они делают это не для себя, а для своих друзей, чтобы сохранить для них приятные воспоминания».
Ошибка четвертая. Неумение оперативно реагировать на проблему
Организатор – это же в каком-то роде свадебная фея, правда? А у фей есть волшебная палочка и возможность, взмахнув ею, решать любые проблемы. Если вы не умеете решать любые проблемы, значит – ненастоящая фея. Фотограф Дмитрий Марков:
«Свадебным организаторам важно всегда иметь план Б. Однажды я столкнулся с тем, что свадебная церемония проходила без ведущего. Его задержали на три часа в аэропорту, и он не смог попасть на мероприятие. У организаторов не оказалось в запасе второго ведущего на такой случай, и как итог – все гости заскучали. И такие ситуации случаются часто. Свадебные организаторы порою не учитывают капризы погоды, а даже если и учитывают, то заранее готовят зонтики не для каждого гостя, а лишь несколько. Представьте, что пойдет не мелкий дождь, а настоящий ливень».
Ошибка пятая. Отсутствие ответственности за все происходящее
Как сделать с молодоженами красивый кадр на закате – знает фотограф, как провести интересный интерактив – ведущий, как испечь вкусный торт – кондитер. Только вот если у кого-то что-то вдруг не получится – виноват будет организатор. Потому что именно он брал на себя ответственность перед женихом и невестой за все происходящее на свадьбе. Из-за этого организаторы предпочитают доверять только проверенным профессионалам. Но доверие не должно означать полное перекладывание на их плечи той самой ответственности.
Ведущий Дмитрий Бабаев:
«Отсутствие ответственности за весь план свадебного дня у организатора – одна из множества проблем, с которыми мне иногда приходилось сталкиваться. Например, когда нужно объявить выступление, но ты не видишь ни артиста, ни организатора, приходится тянуть время, развлекать гостей, чтобы они не заметили паузы. Это ломает ход событий. Однажды я работал с организатором, который подошел ко мне и спросил: “А через сколько выход танцоров, не подскажешь? Ну, примерно”. Для меня это характеризует его как непрофессионального организатора, далекого от реальности, пытающегося “вытащить” этот праздник на высокий уровень, но он понятия не имеет, как это делается».
Ведущий Антон Абучкаев:
«Представьте себе, что вы – Королева, устраивающая рыцарский турнир, где все зрители – это гости праздника. И вот Королевский рыцарь – ведущий мероприятия – готовится выехать на полосу сражения для битвы со скукой и будничностью, чтобы сделать праздник ярким и незабываемым. Дома рыцарь начистил свои латы, проверил копьё, наточил меч. И вот он в шатре готовится к битве. И тут вдруг, случайно, рыцарь замечает, что коня-то рядом с шатром нет. Рыцарь обращается к устроителям турнира с вопросом: — А где же мой конь и когда его приведут? — Не знаем, – отвечают придворные устроители. — Хорошо, – говорит рыцарь в доспехах, – может, я тогда на осле поеду? — Не знаем, – отвечают придворные. — А кто знает, на чем мне на битву со скукой выходить? — Тоже не знаем, – отвечают придворные. — А что же делать мне? – спрашивает рыцарь. — Ты же ведущий, придумай что-нибудь», – отвечают придворные. — Я бы и рад придумать, я могу со скукой и пешим биться, только ответьте на вопрос: конь-то мой где и будет ли? А если будет, то через сколько? — Не знаем, – округляя глаза, повторяют придворные. И тогда рыцарь пошёл на скуку и обыденность спешившись и с голыми руками, одни только латы блестящие сверкали, и победил врагов королевских. А вернувшись, спросил у придворных: — А вы-то здесь для чего вообще? — Победу твою за нашу выдать и в Инстаграме поскорее ее опубликовать».
Ошибка шестая. Неумение выстраивать грамотный тайминг
Тут все просто. Распределить время свадебного дня можно профессионально, а можно «на глазок», а потом путь все идет своим чередом. Не путать с вынужденными изменениями тайминга в процессе свадьбы. Они бывают и у очень опытных организаторов. Просто опытный профессионал знает, куда обязательно нужно заложить лишнее время, а на что достаточно и десяти минут вместо часа.
Фотограф Дмитрий Марков:
«Еще одной грубой ошибкой является неправильное понимание тайминга. Иногда организаторы выстраивают время настолько плотно, что это способно испортить весь свадебный день. Опоздание, пробки, болезнь – любая непредвиденная ситуация может случиться в день свадьбы. И зачастую так и происходит. Я нередко сталкивался с опозданием визажиста, например. Это кажется мелочью, но именно эта мелочь не лучшим образом сказывалась на тайминге».
Ошибка седьмая. Недопонимание своих задач в ходе мероприятия
Каждый этап свадебного дня, каждый нюанс должен контролироваться координаторами команды агентства. И если какому-то моменту (а особенно главным героям праздника) внимание не уделено, то по закону подлости именно там что-то и случится.
Фотограф Дмитрий Марков:
«Одна из главных ошибок, которую иногда допускают организаторы, – это отсутствие в свадебный день координатора, который находился бы рядом с невестой и женихом, начиная с утренних сборов и до финала торжества. Присутствие такого помощника – это уверенность в том, что любое непредвиденное обстоятельство не испортит настроения молодоженам, и даже если что-то пойдет не так – координатор сможет все исправить и решить любой вопрос».
Ошибка восьмая. Неправильное разделение обязанностей
Бывает и такое, что координаторов много. Очень много. Только своих функций они не выполняют. А может быть, просто организатор неграмотно распределил между ними обязанности и не дал предварительных наставлений?
Ведущий Антон Абучкаев:
«Нередко случается наблюдать, как целая армия распорядителей, состоящая из трех-четырех, а иногда и семи человек с рациями, как у спецслужб, бегает друг за другом гуськом и не понимает, что делать. И при этом есть во главе этой армии генерал, который не распределил полномочия между подчиненными и пытается держать все под своим контролем. А тонкостей, деталей, мелочей так много, что голова у генерала идёт кругом. Подчинённые и рады бы помочь, да уже поздно. Говоря медицинским языком, не может один терапевт лечить и зубы, и желудок, и сердце. А ведь праздник – это живой организм, где заболеть может что угодно и когда угодно. На каждый орган есть свой специалист, и он должен быть узконаправлен, сосредоточен на своей зоне ответственности и безупречно ее координировать. Делегирование – это настоящее искусство».
Ошибка девятая. Несогласованность действий на площадке
Даже если обязанности делегированы правильно и каждый человек на площадке отлично знает свою зону ответственности, то они все равно должны иметь возможность коммуницировать друг с другом.
Фотограф Дмитрий Марков:
«Иногда мне приходилось работать на огромных площадках, где сотовая связь была откровенно плохой. Возможности связаться с другими подрядчиками у меня практически не было, а учитывая масштабы места проведения свадьбы, одолевать сотни квадратных метров с камерой – довольно сложно. Поэтому важно, чтобы у каждого организатора и подрядчика была собственная рация. Это не только комфортно для коммуникации, но и помогает всегда быть подготовленным к тому, что произойдет через несколько минут, чтобы как можно лучше запечатлеть каждый момент свадьбы».
Ошибка десятая. Непродуманные нюансы
Многие организаторы утверждают, что мелочей на свадьбе не бывает. Но не каждый понимает, что касается это не всегда сочетаемости салфеточки с тарелкой или наличия красивого вензелька-логотипа на кулечке с лепесточками. Для хорошего организатора «продумать все детали» – выражение, которое означает нечто большее.
Фотограф Наталья Легенда:
«В этом сезоне я столкнулась с ужасной ошибкой организаторов: была очень большая свадьба, которая проходила в субботний день. Было безумно жарко, и одному из гостей в конце вечера стало плохо. Вызвать машину скорой помощи в выходной день вечером, учитывая, что ресторанный комплекс находился далеко за городом, оказалось сложно. Я считаю, что на свадьбе с количеством гостей более 150 человек всегда должен присутствовать медицинский работник. Особенно если это лето, жара, гости употребляют алкоголь и всегда довольно эмоциональны от радости за молодоженов. Это касается в основном старшего поколения, у которого могут быть проблемы со здоровьем. Пренебрегать такими вещами просто непростительно, на мой взгляд».
