Вопреки многим стереотипам, выездная свадьба не только мечта, но и реальность. Но чтобы не столкнуться с суровой действительностью во время подготовки, важно знать о подводных камнях торжества за границей. И вряд ли кто-то расскажет о них лучше, чем опытный организатор. На счету основательницы агентства BM Weddings & Events Варвары Перегудовой десятки свадеб за рубежом и проверенных контактов — а значит, она готова к любым вызовам и сложностям. Мы попросили Варвару рассказать, как происходит подготовка выездной свадьбы в 2024-2025 году и к чему нужно быть готовым жениху и невесте.
Что нужно знать о выездной свадьбе в 2024-2025 годах прежде, чем начинать подготовку?
Организовать свадьбу за границей — это столкнуться с массой кросс-культурных различий. Нужно быть готовыми к тому, что будет не так, как вы привыкли в Москве. Во-первых, это более сложная коммуникация с подрядчиками. Помимо знания иностранных языков вы должны принять, что, например, на Комо на ваши сообщения ответят, в лучшем случае, дня через 3-4, а в Бодруме вам сначала дадут максимально возможный прайс, поэтому лучше бы поторговаться. А во-вторых, готовить свадьбу за границей дольше по времени. Особенно, если до этого вы ни разу не выезжали на местность и не были знакомы ни с одним подрядчиком лично. Вам потребуется много сил и времени, чтобы детально изучить каждую услугу и проверить ее качество.
Каждый год я посещаю 3-4 свадебных конгресса в Дубае, Турции и Европе, чтобы лично познакомиться с менеджерами лучших отелей и площадок, завязать знакомства с местными декораторами, прокатчиками оборудования и стилистами. По итогу каждого такого выезда моя база зарубежных подрядчиков пополняется минимум на 50 полезных контактов. Я знаю этих людей в лицо, лично оценила их профессионализм и могу им доверять, поэтому у BM Weddings & Events есть огромное преимущество в организации выездных свадеб.
Насколько больше времени нужно на организацию?
Горизонт планирования свадеб за границей в целом более долгий, чем в России. Поэтому, если вы хотите насладиться широким выбором хороших площадок и подрядчиков, следует начать готовиться, как минимум, за 9 месяцев до планируемой даты.
Но со «срочными» проектами мы тоже работаем. Большой опыт позволяет мне браться за организацию и за 6, и за 3, и даже за 2 месяца до свадьбы. Главное, чтобы были свободны нужные площадки. Обычно, это самое сложное в планировании свадьбы за границей.
Сильно ли выше стоимость такой свадьбы?
В среднем это в 2 раза дороже, чем сделать свадьбу в Москве. Помимо более высокого уровня цен за границей мы также закладываем в бюджет проживание для гостей и предсвадебный ужин накануне основного дня празднования. В некоторых случаях молодожены оплачивают еще и перелеты.
Какие дополнительные расходы тоже нужно учитывать?
Если вы хотите официально расписаться за границей, будьте готовы заложить в ваш бюджет от 1 500 долларов в Грузии и до 8 000 евро на озере Комо. В них обычно входят муниципальные сборы за выезд регистратора на площадку клиента и оформление всех документов под ключ.
Также стоит подумать о трансфере, так как в течение свадебного уикенда перемещаться нужно много: доставить всех гостей из аэропорта до отеля, от отеля до места проведения свадьбы и обратно.
Популярной услугой, которую мы рекомендуем нашим парам, стал экспресс бьюти-бар для гостей. За границей гостям бывает непросто организовать себе стилиста для сборов. Мы с парой заботимся об этом заранее и организуем несколько мастеров для гостей. И это еще одна дополнительная статья расходов.
В Дубае, например, вам следует заложить в смету налог на употребление алкоголя. В среднем это около 35 000 рублей за мероприятие. А в Европе в обязательном порядке оплачивается музыкальный налог около 500 евро.
С чего начать подготовку выездной свадьбы?
Первое — посчитать ваших гостей и понять, откуда они будут лететь. Далее — составить шорт-лист стран, в которые вам и вашим гостям будет комфортно добираться (прямыми рейсами или перелетами с пересадками, с отсутствием или наличием виз). Прикинуть желаемую дату и проверить погоду в этот период в списке ваших стран. Далее решить, важно ли вам официально расписаться за границей или там будет только символическая церемония. Финально — спрогнозировать ориентировочную смету свадьбы в вашем шорт-листе стран и сопоставить с располагаемым бюджетом. Следом уже начинается подбор площадок.
Когда пара обращается к нам за организацией свадьбы за границей все эти этапы до выбора площадки мы проходим за неделю.
К чему нужно быть готовым жениху и невесте?
Свадьба за границей будет максимально запоминающимся и эмоциональным событием для них и для гостей. Но это будет дорого и потребует более ответственного и вовлеченного участия в процесс подготовки.
С какими проблемами можно столкнуться уже на первом этапе?
Незнание зарубежного рынка площадок и подрядчиков, плохое ориентирование в ценах и нереалистичный прогноз свадебного бюджета, незнание местного законодательства и специфических налогов (налог на употребление алкоголя, музыкальный налог, ивент-налоги и так далее) могут стать большой проблемой уже на первом этапе.
Мы определились со страной, что дальше?
Дальше, все, как обычно. Сначала начинаем выбирать площадки для проведения свадьбы, вместе с парой решаем, будут ли здесь же жить гости или мы разместим их в отдельной локации. Сравниваем условия проведения ужина и церемонии и бронируем оптимальный вариант. После начинаем собирать команду: ведущего, фотографа, видеографа, стилиста. Если в стране вылета много релокантов из России, будем работать с ними. Если же достойных специалистов не находится, закладываем в смету свадьбы, например, вывоз ведущего и диджея за границу и рассматриваем кандидатов из Москвы. Как правило, большинство профессиональных услуг и качественных подрядчиков — кейтеринг, декораторов и флористов, технических специалистов, кавер-группу и артистов — мы с успехом находим на месте. Максимум, кого приходится везти с собой, — это ведущий, диджей, фотограф, видеограф, стилист.
Как выбирать площадку, когда нет возможности сделать это на местности?
90% наших пар выбирают с нами площадку удаленно и нисколько не переживают за это. Сперва мы готовим развернутые презентации по предлагаемым локациям, демонстрируем фото и видео с прошедших там свадеб. Далее запрашиваем свежие видео-обзоры у менеджеров площадок. Также на снимках с воздуха рисуем возможные схемы расположения зоны церемонии, столов, сцены. Так, пара получает полное визуальное представление о площадке. Параллельно мы делаем финансовый расчет организации свадьбы на каждой предлагаемой локации и заносим его в сравнительную табличку, чтобы парам было легче определиться.
Кто, в таком случае, будет ответственен за ситуации в духе «ожидание-реальность»?
Ответственность всегда лежит на организаторе. В этом выражается наш профессионализм — предусмотреть все возможные ситуации, продумать план «Б», обезопасить клиента от неприятных сюрпризов.
Возможно ли избежать таких форс-мажоров?
У нас ни разу не было накладок с площадками в духе «ожидание — реальность» — на этапе подготовки мы прорабатываем все важные детали. Как выглядят туалеты и далеко ли до них идти от места банкета; как давно освежали краску на пирсе, где будет церемония; не будет ли зевак в пляжных костюмах поблизости; хватает ли электрических мощностей или надо привозить свой генератор… У нас целый список контрольных вопросов, который обезопасит нас и клиента от форс-мажоров.
Как с выездными свадьбами работает организатор? Вопросы тоже решаются дистанционно? Как происходит коммуникация с подрядчиками?
Всю подготовку и коммуникацию с подрядчиками мы ведем удаленно. Обмениваемся сообщениями в чатах, проводим регулярные планерки по видеосвязи, отрисовываем 3D-эскизы всего, что можно визуализировать, создаем схемы зонирования площадки и поминутные тайминг-сценарии.
Ваш личный топ направлений для выездных свадеб в 2025 году
Среди самых доступных по ценам и прямым перелетам я выделяю Грузию и их регион Кахетия. Живописные пейзажи, винодельни, вкусная кухня, недорогой алкоголь и стремящийся к хорошему уровень сервиса. Следом идет Бодрум — добираться быстро и без виз. Но ценник уже «кусается», так как в этом регионе Турции все перешли на евро. Третий фаворит для выездных свадеб — это Дубай. Прямой перелет, отсутствие виз, приятная погода с октября по апрель, видовые площадки для церемоний. И лично моя большая любовь — это Комо. Добираться совершенно неудобно (кривой рейс до Милана, и оттуда на экспрессе или такси еще 1,5 часа), ценник высокий абсолютно на все услуги от проживания и банкета до флористики и аренды света-звука. Но ради видов и красот итальянских вилл можно терпеть любые неудобства. Такая свадьба того стоит!
